Inilah Pengertian Arsip Kepada Kearsipan, Unduh Ppt Pengertian Arsip Kepada Jenis-Jenis Arsip

Inilah Pengertian Arsip beserta Kearsipan, Unduh PPT Pengertian Arsip Dan Jenis-Jenis Arsip

Pengertian Arsip

Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yg artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat ataupun gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri.

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie Arsip adalah kumpulan warkat yg disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan becus cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaranlembaran tulisan. Catatan tertulis yg disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana beserta teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, beserta becus ditemukan kembali secara tepat.

Jenis-Jenis Arsip

1. Dilihat dari kepentingannya

• arsip tidak penting adalah arsip yg kegunaannya habis setelah dibaca. contohnya seperti : surat undangan, memo
• arsip biasa adalah arsip yg menmpunyai nilai kegunaan biasa untuk jangka waktu biasa. contohnya : surat-surat niaga.
• arsip penting adalah arsip yg mempunyai nilai kegunaan besar untuk suatu organisasi dalam jangka waktu yg cukup lama. contohnya : surat penjanjian kerjasama
• arsip sangat penting adalah arsip yg mempunyai nilai guna sangat penting bagi suatu organisasi oleh karena itu arsip ini harus disimpan secara terus menerus ataupun beringsang infinit oleh organisasi tersebut. contohnya : surat tanah, surat kepemilikan bangunan dll
• arsip rahasia adalah arsip yg hanya boleh diketahui oleh orang yg berkepntingan dengan surat tersebut. contohnya : laporan keuangan, strategi pemasaran

2. Dilihat dari  fisiknya ataupun bentuk wujudnya

• arsip berbentuk lembaran adalah wujud arsip yg berupan tulisan/tertulis. contohnya : surat, memo, akta dll
• arsip visual adalah wujud arsip yg dilihat becus berupa gambar, lukisan, ukiran, peta dll

3. Dilihat dari masalahnya ataupun isinya

• financial record adalah arsip yg berisi catatan yg berhubungan kegiatan/ masalah keuangan. contoh : kwitansi, cek, giro, faktur dll
• personal record adalah arsip yg berisi tentang data-data kepeawaian. contohnya : riwyata hidup, surat lamaran pekerjaa, absen pegawai dll
• inventory record adalah arsip yg berisi tentang data-data keadaan barang dagangan. contoh : surat yg memuat tentang jumlah barang, kondisi barang, lokasi/tempat barang trsbt.
• production record adalah arsip yg berisi catatan mengenai keadaan produksi. contohnya laporan produksi
• sales record adalah arsip yg berisi catatan-catatn informasi mengenai penjualan . contoh : surat pesanan, list harga dll

4. Dilihat dari pemiliknya

• berasal dari Lembaga pemerintahan
• berasal dari instansi pemerintah/swasta

5. Dilihat dari fungsinya

• arsip dinamis adalah arsip yg digunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan dengan umumnya. arsip dinamis dibagi menjadi tiga yaitu : arsip aktif, semi inaktif beserta inaktif.
• arsip statis adalah arsip yg tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus oleh organisasi namun dipergunakan untuk kepentingan masayarakat umum/negara karena bernilai kebangsaan beserta hanya dipergunkan sebagai refrensi saja

Pengertian Kearsipan

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie

• Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan beserta tata cara yg sedia ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu becus dikendalikan beserta setiap kali diperlukan becus secara cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding).

• Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yg teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu becus ditemukan kembali secara tepat.

Menurut Ensiklopedi Administrasi

• Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yg berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu becus ditemukan kembali secara cepat.
• Sistem penyimpanan warkat (filing sistem) adalah suatu rangkaian tata cara yg teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu becus ditemukan kembali secara cepat.

Lihat  tayangan PPT Pengertian Arsip Dan Jenis-Jenis Arsip di bawah ini.

Silahkan unduh file PPT Pengertian Arsip Dan Jenis-Jenis Arsip

Jadi, Kearsipan adalah suatu proses kegiatan ataupun proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemukan kembali dengan cepat beserta tepat, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan beserta pemusnahan arsip.